Dalam dunia bisnis, terutama dalam transaksi yang melibatkan pembayaran di muka atau pengiriman barang lintas negara, proforma invoice menjadi salah satu dokumen penting. Meskipun sering dianggap mirip dengan invoice biasa, proforma invoice memiliki fungsi dan tujuan yang berbeda. Artikel ini akan menjelaskan secara lengkap apa itu proforma invoice, perbedaan dengan invoice biasa, contohnya, serta kapan dokumen ini digunakan dalam aktivitas bisnis.
Apa Itu Proforma Invoice?
Definisi Lengkap Proforma Invoice
Proforma invoice adalah dokumen yang diberikan oleh penjual kepada pembeli sebelum pengiriman barang atau jasa sebagai bentuk penawaran harga resmi. Dokumen ini bukanlah bukti transaksi atau tagihan final, melainkan estimasi yang mencantumkan detail barang atau jasa yang akan dikirim, termasuk harga, jumlah, dan syarat pembayaran.
Proforma invoice sering digunakan dalam tahap awal transaksi, terutama ketika pembeli memerlukan dokumen untuk mengevaluasi detail biaya atau sebagai syarat untuk mengajukan pembiayaan ke lembaga tertentu.
Tujuan Penggunaan
Proforma invoice memiliki beberapa tujuan utama, di antaranya:
- Memberikan Estimasi Biaya
Dokumen ini membantu pembeli memahami rincian biaya yang harus dikeluarkan sebelum melakukan pembayaran atau menerima barang. - Mempermudah Proses Persetujuan
Dalam transaksi besar atau lintas negara, proforma invoice digunakan sebagai dokumen pendahuluan untuk mendapatkan persetujuan dari pembeli. - Mendukung Dokumen Impor-Ekspor
Dalam perdagangan internasional, proforma invoice sering diminta oleh bea cukai untuk memproses pengiriman barang. - Meningkatkan Transparansi
Dengan memberikan proforma invoice, penjual memastikan bahwa pembeli mendapatkan informasi yang jelas mengenai barang atau jasa yang dipesan.
Perbedaan Proforma Invoice dan Invoice Biasa
Meskipun sering dianggap mirip, ada beberapa perbedaan mendasar antara proforma invoice dan invoice biasa. Berikut adalah penjelasannya:
Aspek | Proforma Invoice | Invoice Biasa |
Tujuan | Sebagai penawaran harga awal atau estimasi biaya | Sebagai tagihan resmi atas transaksi yang telah terjadi |
Waktu Diterbitkan | Sebelum transaksi dilakukan | Setelah transaksi selesai dilakukan |
Sifat Dokumen | Tidak mengikat secara hukum | Mengikat secara hukum dan dapat dijadikan bukti transaksi |
Informasi yang Dicantumkan | Estimasi harga, jumlah barang, dan rincian lainnya | Harga final, jumlah barang/jasa, serta pajak |
Fungsi Utama | Mempermudah persetujuan transaksi | Sebagai bukti resmi untuk proses pembayaran |
Proforma invoice pada dasarnya adalah dokumen penawaran yang bersifat sementara. Setelah pembeli menyetujui isi proforma invoice, penjual akan menerbitkan invoice biasa sebagai dokumen tagihan resmi.
Contoh Proforma Invoice
Berikut adalah contoh sederhana dari proforma invoice untuk memberikan gambaran tentang format dan isi dokumen:
PT Maju Jaya Sentosa
Jl. Jendral Sudirman No. 45, Jakarta
Telp: (021) 12345678
Proforma Invoice
Nomor: PRO-INV-2024-001
Tanggal: 1 Desember 2024
Kepada Yth.:
Nama: PT Sumber Makmur
Alamat: Jl. Melati No. 12, Bandung
No | Deskripsi Barang/Jasa | Jumlah | Harga Satuan (Rp) | Total Harga (Rp) |
1 | Laptop Lenovo ThinkPad | 5 | 15.000.000 | 75.000.000 |
2 | Printer Canon Pixma | 3 | 2.500.000 | 7.500.000 |
Subtotal: Rp82.500.000
PPN (10%): Rp8.250.000
Total: Rp90.750.000
Catatan:
- Harga bersifat estimasi dan dapat berubah sesuai kondisi pasar.
- Barang akan dikirimkan setelah pembayaran dilakukan.
- Pembayaran dapat dilakukan ke rekening berikut:
- Bank: Bank Raya
- Nomor Rekening: 123456789
- Atas Nama: PT Maju Jaya Sentosa
Kapan Proforma Invoice Digunakan?
Proforma invoice biasanya digunakan dalam beberapa situasi berikut:
1. Tahap Awal Transaksi
Saat pembeli meminta rincian biaya dan spesifikasi barang atau jasa yang akan dibeli, proforma invoice menjadi dokumen yang memberikan estimasi awal sebelum transaksi dilakukan.
2. Impor dan Ekspor
Dalam perdagangan internasional, proforma invoice digunakan untuk mendukung proses kepabeanan, termasuk estimasi nilai barang yang akan dikirim.
3. Pengajuan Pembiayaan
Jika pembeli membutuhkan pembiayaan dari bank atau lembaga keuangan lainnya, proforma invoice dapat digunakan sebagai dokumen pendukung untuk menunjukkan estimasi biaya transaksi.
4. Pemesanan Barang atau Jasa Khusus
Proforma invoice sering digunakan dalam pemesanan barang atau jasa yang membutuhkan proses kustomisasi, di mana harga akhir mungkin akan berubah tergantung pada kebutuhan pembeli.
Proforma invoice adalah dokumen penting dalam dunia bisnis yang berfungsi sebagai penawaran harga atau estimasi biaya sebelum transaksi dilakukan. Dengan memahami arti proforma invoice, perbedaan dengan invoice biasa, serta contoh penggunaannya, Anda dapat lebih efektif dalam mengelola transaksi bisnis, terutama yang melibatkan pembayaran di muka atau perdagangan internasional.
Untuk membantu mengatur keuangan bisnis, Bank Raya menyediakan fitur Saku Bisnis, yaitu fitur pengelolaan keuangan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Selain itu, dengan menggunakan Bank Raya, Anda juga dapat menikmati kemudahan fitur Saku Bisnis, yaitu:
- Mudah pindah dari akun personal dan bisnis, jadi praktis atur keuangan usaha
- Pisahin duit bisnis buat biaya produksi, tagihan, atau gaji karyawan hingga 5 Saku
- Ada fitur transfer sekaligus hingga 10 rekening yang dituju
Yuk, saatnya wujudkan bisnis impian Anda bersama aplikasi Bank Raya. Pelajari juga beragam informasi terkini untuk pengembangan bisnis Anda melalui laman insight kami!