Dalam dunia bisnis, Purchase Order (PO) merupakan dokumen penting yang digunakan untuk mendukung proses transaksi antara pembeli dan penjual. PO membantu memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama terkait pesanan barang atau jasa. Artikel ini akan menjelaskan secara rinci apa itu purchase order, fungsi utamanya, proses pembuatannya, hingga tips membuat PO yang efektif. 

Pengertian Purchase Order (PO) 

Purchase Order adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual untuk memesan barang atau jasa. Dalam dokumen ini, tercantum informasi detail mengenai jenis barang atau jasa, jumlah yang dipesan, harga, tanggal pengiriman, dan syarat pembayaran. PO sering digunakan dalam transaksi B2B (business-to-business) untuk memastikan pesanan dilakukan secara terstruktur. 

PO berfungsi sebagai kontrak awal antara pembeli dan penjual sebelum proses pembayaran atau pengiriman dilakukan. Setelah penjual menerima PO, dokumen ini menjadi dasar untuk memproses pesanan sesuai dengan spesifikasi yang diminta. 

Fungsi Purchase Order 

PO memiliki berbagai fungsi yang mendukung efisiensi dan kejelasan dalam transaksi bisnis. Berikut adalah fungsi utama dari purchase order: 

1. Kontrak antara Pembeli dan Penjual 

PO berfungsi sebagai perjanjian awal yang mengikat secara hukum antara pembeli dan penjual. Dokumen ini memberikan kejelasan mengenai detail pesanan, seperti harga, jumlah, dan syarat pengiriman. Jika terjadi sengketa, PO dapat digunakan sebagai bukti untuk menyelesaikan masalah. 

2. Membantu Pengelolaan Persediaan Barang 

Dalam dunia bisnis, pengelolaan inventaris sangat penting untuk memastikan ketersediaan barang. Dengan PO, pembeli dapat mengatur persediaan secara lebih terorganisir, sementara penjual dapat mempersiapkan stok sesuai dengan permintaan yang tercatat dalam dokumen. 

3. Membantu Status Pelacakan Pesanan 

PO memudahkan pembeli dan penjual untuk melacak status pesanan. Dengan adanya nomor unik pada setiap PO, kedua belah pihak dapat mengetahui tahapan pemrosesan pesanan, mulai dari penerimaan pesanan hingga pengiriman barang. 

Proses Pembuatan Purchase Order 

Pembuatan PO melibatkan beberapa langkah penting untuk memastikan pesanan tercatat dengan benar dan akurat. Berikut adalah penjelasan mengenai proses pembuatan purchase order: 

Langkah-Langkah Pembuatan PO 

1. Identifikasi Kebutuhan Barang atau Jasa
   Langkah pertama adalah mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa yang ingin dipesan, termasuk jumlah dan spesifikasi yang dibutuhkan. 

   
   

2. Pengajuan Permintaan Internal (Requisition)
   Bagian yang membutuhkan barang atau jasa mengajukan permintaan kepada departemen pengadaan atau administrasi. 

   
   

3. Evaluasi Vendor atau Penjual
   Setelah permintaan diterima, perusahaan akan memilih vendor atau penjual yang memenuhi kriteria, seperti harga, kualitas, dan waktu pengiriman. 

   
   

4. Pembuatan Purchase Order
   Setelah vendor dipilih, dokumen PO disusun. Informasi yang harus dicantumkan meliputi: 

   
   

• Nama pembeli dan penjual
• Nomor PO
• Deskripsi barang atau jasa
• Kuantitas
• Harga per unit
• Total harga
• Tanggal pengiriman
• Syarat pembayaran 

  
  

5. Pengiriman PO kepada Penjual
   Dokumen PO dikirimkan kepada penjual untuk disetujui. Penjual kemudian memproses pesanan sesuai detail yang tercantum dalam PO. 

   
   

6. Konfirmasi dan Arsip
   Setelah PO diterima, pembeli dan penjual melakukan konfirmasi untuk memastikan semua detail sesuai. Dokumen ini kemudian disimpan sebagai arsip.

Contoh Pembuatan Purchase Order 

Berikut adalah contoh sederhana format purchase order: 

PT Maju Jaya
Jl. Sudirman No. 123, Jakarta
Telp: (021) 987654321 

Purchase Order (PO)
Nomor: PO-2024-001
Tanggal: 10 Desember 2024 

Kepada:
Nama Vendor: PT Sumber Abadi
Alamat: Jl. Merdeka No. 45, Bandung 

Syarat Pembayaran: Transfer Bank
Tanggal Pengiriman: 15 Desember 2024 

Tips Membuat Purchase Order yang Efektif 

Membuat purchase order yang efektif membutuhkan perhatian pada detail dan proses yang terstruktur. Berikut adalah beberapa tips untuk memastikan PO yang Anda buat memenuhi standar: 

1. Detail dan Akurat

Pastikan semua informasi yang dicantumkan dalam PO, seperti deskripsi barang, kuantitas, harga, dan tanggal pengiriman, tercatat dengan benar. Kesalahan kecil dapat menyebabkan masalah besar dalam proses pengadaan. 

2. Komunikasi yang Baik

Komunikasi yang jelas antara pembeli dan penjual sangat penting untuk memastikan tidak ada kesalahpahaman terkait pesanan. Diskusikan semua detail sebelum PO diterbitkan. 

3. Penomoran PO yang Teratur

Gunakan sistem penomoran yang terstruktur untuk setiap PO. Penomoran yang rapi memudahkan pelacakan dan pengelolaan dokumen dalam arsip perusahaan. 

4. Arsip yang Tertata

Simpan salinan PO dengan baik untuk keperluan audit atau referensi di masa depan. Arsip yang terorganisir membantu Anda melacak pesanan dan menyelesaikan sengketa dengan lebih mudah. 

Purchase order adalah dokumen penting dalam proses bisnis yang berfungsi sebagai kontrak antara pembeli dan penjual. Dengan memahami fungsi, proses pembuatan, dan tips membuat PO yang efektif, perusahaan dapat memastikan transaksi berjalan dengan lancar dan terstruktur. 

Untuk membantu mengatur keuangan bisnis, Bank Raya menyediakan fitur Saku Bisnis, yaitu fitur pengelolaan keuangan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnismu.  

Selain itu, dengan menggunakan Bank Raya, kamu juga dapat menikmati kemudahan fitur Saku Bisnis, yaitu:

• Mudah pindah dari akun personal dan bisnis, jadi praktis atur keuangan usaha
• Pisahin duit bisnis buat biaya produksi, tagihan, atau gaji karyawan hingga 5 Saku
• Ada fitur transfer sekaligus hingga 10 rekening yang dituju

Yuk, saatnya wujudkan bisnis impianmu bersama aplikasi Bank Raya. Pelajari juga beragam informasi terkini untuk pengembangan bisnismu melalui laman insight kami!