Dalam dunia bisnis, istilah invoice sangat sering digunakan, terutama dalam proses transaksi jual beli barang dan jasa. Bagi Anda yang baru memulai usaha atau ingin memahami lebih dalam mengenai dokumen penting ini, artikel ini akan menjelaskan secara lengkap apa itu invoice, fungsi invoice, tujuan pembuatan invoice, serta jenis-jenis dan contohnya. 

Pengertian dari Invoice 

Invoice adalah dokumen yang berisi rincian transaksi penjualan barang atau jasa yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli. Invoice sering disebut sebagai faktur, dan di dalamnya terdapat informasi seperti deskripsi barang atau jasa, jumlah, harga satuan, total harga, serta tenggat waktu pembayaran (jika ada). 

Secara umum, invoice berfungsi sebagai bukti resmi bahwa transaksi telah dilakukan, dan biasanya menjadi acuan bagi pembeli untuk melakukan pembayaran sesuai dengan ketentuan yang tertera. 

Invoice berbeda dengan nota atau kwitansi: 

• Nota: Bukti pembelian yang diberikan kepada pembeli ketika pembayaran dilakukan secara langsung.
• Kuitansi: Bukti penerimaan uang setelah pembayaran selesai dilakukan.
  Sementara itu, invoice sering digunakan untuk transaksi dengan sistem pembayaran tertunda (kredit).

Fungsi Invoice 

Invoice memiliki berbagai fungsi penting, baik untuk penjual maupun pembeli. Berikut adalah beberapa fungsi utama invoice:

1. Sebagai Bukti Transaksi

Invoice berfungsi sebagai dokumen resmi yang mencatat transaksi antara penjual dan pembeli. Dengan adanya invoice, kedua belah pihak memiliki bukti tertulis mengenai rincian transaksi. 

2. Referensi Pembayaran

Invoice memberikan informasi lengkap mengenai jumlah uang yang harus dibayarkan oleh pembeli, termasuk tanggal jatuh tempo pembayaran jika transaksi dilakukan secara kredit.

3. Alat Monitoring Keuangan

Bagi penjual, invoice dapat digunakan untuk memantau arus kas masuk. Penjual dapat melacak pembayaran yang sudah diterima maupun yang masih tertunda. 

4. Dokumen Pendukung untuk Pembukuan

Invoice mempermudah proses pencatatan keuangan perusahaan. Dengan dokumen ini, penjual dapat menyusun laporan keuangan yang lebih akurat. 

5. Dasar Perhitungan Pajak

Bagi bisnis yang sudah terdaftar sebagai wajib pajak, invoice menjadi salah satu dokumen penting untuk menghitung Pajak Pertambahan Nilai (PPN) atau pajak lain yang terkait dengan transaksi. 

Tujuan dari Pembuatan Invoice 

Pembuatan invoice memiliki beberapa tujuan utama yang berkaitan dengan kelancaran proses transaksi dan administrasi bisnis. Berikut adalah tujuan dari pembuatan invoice: 

1. Mempermudah Proses Pembayaran

Invoice dibuat untuk memberikan panduan kepada pembeli mengenai jumlah pembayaran, metode pembayaran, dan batas waktu pembayaran. 

2. Meningkatkan Profesionalisme Bisnis

Dengan menggunakan invoice, bisnis terlihat lebih profesional karena memberikan dokumen resmi kepada pelanggan. Hal ini juga meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap bisnis Anda. 

3. Meminimalkan Risiko Kesalahan Transaksi

Invoice berfungsi untuk mengurangi risiko kesalahan dalam perhitungan jumlah barang, harga, atau pembayaran yang sering terjadi dalam transaksi manual. 

4. Menjadi Dasar Penyelesaian Sengketa

Jika terjadi perselisihan terkait transaksi, invoice dapat menjadi bukti yang sah untuk menyelesaikan masalah tersebut. 

Jenis-Jenis Invoice 

Invoice memiliki beberapa jenis yang berbeda, tergantung pada kebutuhan dan jenis transaksi yang dilakukan. Berikut adalah jenis-jenis invoice yang umum digunakan: 

1. Invoice Standar 

Invoice ini adalah jenis yang paling umum digunakan dalam transaksi sehari-hari. Isi dari invoice standar mencakup nama penjual, nama pembeli, rincian barang atau jasa, harga, dan total pembayaran. 

2. Proforma Invoice 

Proforma invoice adalah dokumen sementara yang diberikan kepada pembeli sebelum pengiriman barang atau penyelesaian jasa. Dokumen ini berfungsi sebagai estimasi biaya dan biasanya tidak digunakan sebagai bukti pembayaran.

3. Invoice Konsuler 

Invoice ini digunakan dalam perdagangan internasional dan biasanya dilegalisasi oleh konsulat negara pembeli. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa transaksi sesuai dengan peraturan impor negara pembeli. 

4. Recurring Invoice 

Recurring invoice adalah jenis invoice yang diterbitkan secara berkala, biasanya untuk layanan berlangganan seperti hosting, keanggotaan, atau layanan digital. 

5. Commercial Invoice

Invoice ini sering digunakan untuk transaksi ekspor-impor dan mencakup informasi tambahan seperti bea cukai, biaya pengiriman, dan rincian pajak internasional. 

6. Credit Invoice 

Invoice ini diterbitkan ketika ada pengembalian barang atau potongan harga, dan mencantumkan jumlah kredit yang diberikan kepada pembeli. 

Contoh Pembuatan Invoice yang Benar 

Berikut adalah contoh sederhana pembuatan invoice yang dapat Anda jadikan referensi: 

PT Maju Sejahtera
Jl. Jendral Sudirman No. 1, Jakarta
Telp: (021) 1234567 

Invoice
Nomor Invoice: INV-2024-001
Tanggal: 1 Desember 2024
Jatuh Tempo: 15 Desember 2024 

Kepada:
Nama: PT Karya Mandiri
Alamat: Jl. Merdeka No. 2, Bandung 

Metode Pembayaran:
Transfer ke Rekening: Bank Raya
No. Rekening: 123456789
A.N.: PT Maju Sejahtera 

Catatan: Harap mencantumkan nomor invoice saat melakukan pembayaran. 

Invoice adalah dokumen penting yang mencatat rincian transaksi antara penjual dan pembeli. Dengan memahami fungsi invoice, tujuan pembuatannya, serta jenis-jenis invoice, Anda dapat mengelola transaksi bisnis secara lebih profesional dan efisien. 

Jika Anda membutuhkan layanan perbankan yang mendukung transaksi bisnis Anda, kunjungi Bank Raya. Bank Raya menyediakan berbagai solusi keuangan untuk membantu bisnis Anda berkembang, mulai dari rekening bisnis hingga layanan transaksi digital yang cepat dan aman. 

Bank Raya menyediakan fitur Saku Bisnis, yaitu fitur pengelolaan keuangan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnismu.  

Selain itu, dengan menggunakan Bank Raya, kamu juga dapat menikmati kemudahan fitur Saku Bisnis, yaitu: 

• Mudah pindah dari akun personal dan bisnis, jadi praktis atur keuangan usaha
• Pisahin duit bisnis buat biaya produksi, tagihan, atau gaji karyawan hingga 5 Saku
• Ada fitur transfer sekaligus hingga 10 rekening yang dituju

Yuk, saatnya wujudkan bisnis impianmu bersama aplikasi Bank Raya. Pelajari juga beragam informasi terkini untuk pengembangan bisnismu melalui laman insight kami!