Outing kantor adalah momen yang ditunggu-tunggu! Selain menjadi ajang refreshing dari rutinitas kerja, kegiatan ini juga ampuh mempererat tali persaudaraan antar tim. Tapi, seringkali proses perencanaan, terutama soal anggaran (RAB), terasa memusingkan. Tenang, artikel ini akan memandumu langkah demi langkah membuat RAB outing kantor yang mudah dipahami dan dieksekusi. Plus, ada solusi praktis untuk pengumpulan dananya!

Bentuk Tim Perencanaan dan Tentukan Tujuan Outing

Sebelum menyusun angka-angka, langkah awal yang krusial adalah membentuk tim perencanaan outing. Libatkan beberapa perwakilan dari berbagai departemen agar ide dan kebutuhan semua orang terakomodir.

Setelah tim terbentuk, diskusikan dan tentukan tujuan utama outing ini. Apakah fokusnya pada:

• Team Building: Meningkatkan kolaborasi dan kekompakan tim melalui aktivitas yang interaktif.

• Refreshing & Relaksasi: Memberikan kesempatan bagi karyawan untuk beristirahat dan menghilangkan penat.

• Apresiasi Karyawan: Sebagai bentuk penghargaan atas kerja keras dan dedikasi tim.

• Kombinasi: Menggabungkan beberapa tujuan di atas.

Tujuan yang jelas akan mempermudah dalam menentukan jenis kegiatan, lokasi, dan durasi outing.

Brainstorming Ide Kegiatan dan Lokasi

Setelah tujuan ditetapkan, saatnya berkreasi! Ajak tim untuk brainstorming ide-ide kegiatan yang menarik dan sesuai dengan tujuan outing. Beberapa contohnya:

• Aktivitas Team Building: Outbound, paintball, rafting, cooking class bersama.

• Kegiatan Santai: Piknik di taman, kunjungan ke tempat wisata alam, city tour, karaoke.

• Kegiatan Apresiasi: Gala dinner, awarding ceremony.

Bersamaan dengan ide kegiatan, diskusikan juga preferensi lokasi. Pertimbangkan faktor-faktor seperti:

• Aksesibilitas: Kemudahan transportasi menuju lokasi.

• Fasilitas: Ketersediaan akomodasi, tempat makan, toilet, dan fasilitas pendukung lainnya.

• Atraksi: Daya tarik lokasi yang sesuai dengan tujuan outing.

• Kapasitas: Mampu menampung seluruh peserta.

Menyusun Komponen RAB (Rencana Anggaran Biaya)

Inilah inti dari perencanaan anggaran. Berikut adalah komponen-komponen utama yang perlu dimasukkan dalam RAB outing kantor:

• Transportasi:

• Sewa bus/kendaraan besar (jika lokasi jauh).

• Biaya bensin, tol, parkir (jika menggunakan kendaraan pribadi).

• Tiket pesawat/kereta (jika lokasi di luar kota/pulau).

• Akomodasi:

• Biaya penginapan (hotel, villa, resort).

• Jumlah kamar dan tarif per malam.

• Konsumsi:

• Biaya makan (sarapan, makan siang, makan malam).

• Biaya snack dan minuman selama kegiatan.

• Biaya coffee break.

• Kegiatan:

• Biaya sewa tempat/lokasi kegiatan.

• Biaya instruktur/fasilitator (untuk team building atau aktivitas khusus).

• Biaya peralatan/perlengkapan kegiatan.

• Biaya tiket masuk tempat wisata.

• Perlengkapan:

• Biaya merchandise atau souvenir (jika ada).

• Biaya perlengkapan medis/P3K.

• Biaya perlengkapan pendukung lainnya.

• Lain-lain:

• Biaya dokumentasi (fotografer/videografer).

• Biaya tak terduga (sekitar 5-10% dari total anggaran).

• Biaya asuransi (opsional).

Tips Menyusun RAB yang Efektif:

• Riset Harga: Lakukan survei harga dari berbagai vendor untuk mendapatkan penawaran terbaik.

• Negosiasi: Jangan ragu untuk bernegosiasi harga dengan vendor.

• Prioritaskan: Alokasikan anggaran lebih besar untuk komponen yang paling penting bagi tujuan outing.

• Fleksibilitas: Sisihkan dana tak terduga untuk mengantisipasi perubahan atau kebutuhan mendadak.

• Transparansi: Bagikan RAB kepada tim perencanaan dan pihak terkait untuk mendapatkan masukan dan persetujuan.

Menentukan Sumber Pendanaan & Mekanisme Pengumpulan Dana

Setelah RAB tersusun, tentukan sumber pendanaan outing kantor. Beberapa opsi yang bisa dipertimbangkan:

• Anggaran Perusahaan: Seluruh biaya ditanggung oleh perusahaan.

• Kontribusi Karyawan: Sebagian atau seluruh biaya ditanggung oleh karyawan.

• Kombinasi: Perusahaan menanggung sebagian besar biaya, dan karyawan memberikan kontribusi untuk fasilitas atau kegiatan tertentu.

Jika melibatkan kontribusi karyawan, mekanisme pengumpulan dana perlu diatur dengan baik agar mudah, aman, dan transparan.

Inilah solusi cerdas untuk memudahkan pengumpulan dana outing kantor Anda: Saku Bareng dari Bank Raya!

Bayangkan, Anda tidak perlu lagi repot menagih iuran satu per satu atau mencatat transfer manual yang berantakan. Dengan Saku Bareng, Anda bisa:

• Buat Saku Khusus Outing: Undang hingga 300 orang karyawan untuk bergabung dalam satu saku digital khusus untuk dana outing.

• Tetapkan Target Dana: Tentukan total dana yang dibutuhkan untuk outing impian Anda.

• Pantau Kontribusi Secara Transparan: Setiap anggota bisa melihat berapa dana yang sudah terkumpul dan siapa saja yang sudah berkontribusi.

• Pengingat Otomatis: Atur pengingat agar anggota tidak lupa melakukan kontribusi sesuai waktu yang ditentukan.

• Transfer Dana Mudah dan Aman: Anggota dapat melakukan transfer dana langsung ke Saku Bareng dengan mudah dan aman melalui aplikasi Bank Raya.

• Kelola Dana Bersama: Bendahara tim outing dapat dengan mudah mengelola dana yang terkumpul untuk pembayaran vendor dan keperluan lainnya.

Finalisasi RAB dan Jadwal Kegiatan

Setelah sumber pendanaan dan mekanisme pengumpulan dana ditetapkan, finalisasi RAB berdasarkan dana yang tersedia. Sesuaikan kembali komponen anggaran jika diperlukan.

Selanjutnya, susun jadwal kegiatan outing secara detail, termasuk waktu keberangkatan, kedatangan, pelaksanaan setiap kegiatan, waktu istirahat, dan kepulangan. Bagikan jadwal ini kepada seluruh peserta.